ANWENDUNGSGESTALTUNG
Einfache Aktionen werden nicht von Webanwendungen unterstützt.
In Datenbank kopieren
Kopiert das gewählte Dokument in die von Ihnen bestimmte Datenbank. Sie können ausgewählte Dokumente innerhalb einer Datenbank, zwischen Datenbanken auf einem Server oder auf unterschiedlichen Servern kopieren und einfügen. Sie werden in der Zieldatenbank als gelesen markiert.
So legen Sie die Zieldatenbank fest:
1. Klicken Sie auf "Datenbank wählen".
2. Wählen Sie den Server und die Zieldatenbank aus.
In Ordner kopieren
Kopiert das gewählte Dokument in den von Ihnen bestimmten Ordner. Sie müssen neue Ordner erstellen, bevor Sie sie auswählen können. Beim Kopieren eines Dokuments aus einem Ordner in einen anderen wird das Dokument aus dem Quellenordner nicht entfernt. Das Dokument wird nicht dupliziert, sondern an einer neuen Position angezeigt.
Aus Datenbank löschen
Löscht die gewählten Dokumente aus der Datenbank. Sind Repliken dieser Datenbank auf anderen Servern vorhanden, so werden die in dieser Datenbank gelöschten Dokumente auch in den Repliken gelöscht, es sei denn, in den Replizierparametern der Datenbank ist die Option "In dieser Replik ausgeführte Löschvorgänge nicht an andere Repliken senden" aktiviert (wählen Sie "Datei - Replizierung - Einstellungen" und klicken Sie auf "Senden", um die Einstellungen anzeigen zu lassen).
Dokument als gelesen markieren
Markiert gewählte Dokumente als gelesen. Verwenden Sie diese Aktion, um ein ungelesenes Dokument als gelesen zu markieren, ohne es zu öffnen, oder um ein geändertes Dokument so zurückzusetzen, dass es wieder als gelesen markiert wird, da es nicht erneut gelesen werden muss (beispielsweise, wenn es von einem Agenten geändert wurde).
Kombinieren Sie diese Aktion mit einer Aktion, die Feldwerte ändert. Auf diese Weise können Benutzer die Werte eines Dokuments ändern und das Dokument zugleich als gelesen markieren.
Verwenden Sie diese Option nicht mit einem Agenten, der Dokumente mit der Option "Vor Eingang neuer Mail" verarbeitet.
Dokument als ungelesen markieren
Markiert gewählte Dokumente als ungelesen. Verwenden Sie diese Aktion, um ein Dokument zu markieren, das Benutzer erneut lesen möchten.
Feld ändern
Ersetzt einen einzelnen Feldwert durch einen neuen, von Ihnen festgelegten Textwert, oder hängt diesen an. Mit dieser Aktion werden nur Textwerte von Dokumenten geändert, die im Bearbeitungsmodus geöffnet sind. Um einen Wert durch etwas anderes als Text zu ersetzen, verwenden Sie eine @Funktionsformel oder ein LotusScript Programm. Diese Aktion kann den Wert eines verborgenen Feldes ändern, wenn Sie den Feldnamen angeben.
Die Option "Wert anhängen" ist nicht anwendbar für Rich-Text-, Zahl- oder Datum/Zeitfelder, oder für Felder, die nicht für in der Datenbank gespeicherte Dokumente verfügbar sind. "Wert anhängen" ist ferner nicht verfügbar, wenn eine Datenbank keine Dokumente enthält (z. B. eine Datenbankschablone).
So fügen Sie "Wert anhängen" in Datenbanken ohne Dokumente ein
1. Erstellen Sie ein Platzhalterdokument, das das Feld enthält.
2. Erstellen Sie den Agenten, indem Sie das Feld aus dem Platzhalterdokument verwenden.
3. Löschen Sie das Dokument.
So geben Sie einen Wert an:
4. Wählen Sie das zu ändernde Feld aus dem Pulldown-Listenfeld "Feld" aus.
5. Geben Sie im Textfeld "Wert" den neuen Wert ein.
6. Wählen Sie "Wert ersetzen" oder "Wert anhängen".
Felder per Maske ändern
Ersetzt mehrere Feldwerte in einer Maske durch neue, von Ihnen festgelegte Textwerte. Mit dieser Aktion werden nur Textwerte von Dokumenten geändert, die im Bearbeitungsmodus geöffnet sind. Um einen Wert durch etwas anderes als Text zu ersetzen, verwenden Sie eine @Funktionsformel oder ein LotusScript Programm. Diese Aktion markiert das gewählte Dokument als gelesen.
1. Wählen Sie die Maske aus.
2. Geben Sie den neuen Wert in die Felder ein.
In Ordner verschieben
Verschiebt das gewählte Dokument in einer Ansicht oder einem Ordner in einen anderen Ordner. Mit dieser Aktion wird das Dokument aus dem Quellenordner entfernt und in dem angegebenen Ordner hinzugefügt. Das Dokument wird nicht aus der Datenbank gelöscht.
Aus Ordner entfernen
Entfernt gewählte Dokumente aus einem von Ihnen gekennzeichneten Ordner, löscht die Dokumente jedoch nicht aus der Datenbank. Wenn ein Dokument in mehreren Ordnern abgelegt ist, kann es mit dieser Aktion aus dem angegebenen Ordner entfernt werden. In anderen Ordnern bleibt das Dokument erhalten. Wenn ein Dokument nur in einem einzigen Ordner abgelegt ist, können Sie es mit dieser Aktion aus dem Ordner entfernen und als Dokumentkategorie "Nicht kategorisiert" angeben.
Antwort an Absender
Sendet automatisch eine Antwort auf eine Mail. Antworten werden nicht an eine Mail gesendet, die von einem Agenten generiert wurde. Im Feld "Text" kann nur unformatierter Text eingegeben werden. Formatierter Text, Grafiken oder Anhänge sind nicht zulässig.
1. Wählen Sie "Nur dem Absender antworten" oder "Allen antworten".
2. Geben Sie im Feld "Text" den Antworttext ein.
3. (Optional) Wählen Sie "Kopie des Dokuments beifügen", wenn Sie die ursprüngliche Nachricht an Ihre Antwort anhängen möchten.
4. Wählen Sie "Nur einmal pro Person antworten", falls ein Benutzer zu mehreren Mail-Gruppen gehört.
Agent starten
Hiermit können Sie mehrere Agenten aneinanderreihen oder LotusScript Programme, @Funktionsformeln und Java in einem Agenten kombinieren. Der auszuführende Agent muss bereits in der Datenbank vorhanden sein.
Die von zusätzlichen Agenten verarbeiteten Dokumente werden vom ersten Agenten festgelegt. Alle folgenden Agenten verwenden unabhängig von den eigenen Einstellungen dieselben Dokumente. Zunächst führt der erste Agent seine Suche und Aktionen durch und gibt diese Informationen dann an den zweiten Agenten weiter. Zum Beispiel sucht Agent A nach allen Dokumenten, die das Wort "grün" enthalten, ersetzt "grün" durch "gelb" und führt dann Agent B aus. Agent B führt seine eigene Suchabfrage und Aktionen nur an den Dokumenten aus, die Agent A verarbeitet hat.
Dokument senden
Sendet das aktuelle Dokument an die Empfänger, die im Feld "SendTo" des Dokuments festgelegt werden. Diese Aktion funktioniert genau wie die Funktion @MailSend. Wenn Sie den Empfänger angeben möchten, muss im Dokument das Feld "SendTo" vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, dann verwendet IBM® Lotus® Notes® den Inhalt des internen Feldes $UpdatedBy als Empfänger. Wenn das Dokument darüber hinaus das Feld "CopyTo" oder "BlindCopyTo" enthält, wird es gleichzeitig an die in diesen Feldern angegebenen Empfänger versandt.
Wenn das Dokument die Felder "DeliveryPriority", "DeliveryReport" oder "ReturnReceipt" enthält, dann werden die Lieferpriorität sowie das Erstellen eines Lieferberichts und eines Rückscheins durch diese Felder gesteuert. Wenn das Dokument eines dieser Felder nicht enthält, wird die Mail mit normaler Priorität, ohne Zustellungsbericht und/oder ohne Empfangsbestätigung versandt.
Mail senden
Sendet das gewählte Dokument als ganzes Dokument oder als Link. Im Feld "Text" kann nur unformatierter Text eingegeben werden. Formatierter Text, Grafiken oder Anhänge sind nicht zulässig.
1. Geben Sie die Empfänger im Feld "An" an.
2. (Optional) Klicken Sie auf "Weitere", um mehrere Adressen unter Verwendung von Text oder Formeln für die Felder "An", "Kopie", "Blindkopie" und "Betreff" anzugeben.
3. Geben Sie einen Betreff ein.
4. Geben Sie im Feld für "Text" den Nachrichtentext ein.
5. (Optional) Klicken Sie auf "Kopie des Dokuments beifügen", um das Dokument an die Nachricht anzuhängen.
6. Wählen Sie "Nur einmal pro Person antworten", falls ein Benutzer zu mehreren Mail-Gruppen gehört.
Infobrief-Zusammenfassung senden
Durchsucht eine Datenbank nach Dokumenten, die die von Ihnen angegebenen Kriterien erfüllen, und sendet dann eine Zusammenfassung mit Links zu den individuellen Dokumenten. Die Zusammenfassung enthält Elemente wie beispielsweise eine einzeilige Beschreibung der Spalten "Datum", "Autor" und "Titel".
Die Option "Mindestens" kann nicht verwendet werden, um Zusammenfassungen aus Ansichten oder Ordnern mit einer Aktion zu versenden, da die Aktion nur für das hervorgehobene Dokument gilt, wohingegen "Mindestens" für mehrere Dokumente gilt.
5. Wählen Sie "Übersicht für jedes Dokument erstellen in Ansicht", um eine Textzusammenfassung für jedes Dokument zu senden. Deaktivieren Sie diese Option, um nur Dokumentlinks zu senden.
6. Wählen Sie eine Ansicht.
@Funktionsformel
Hiermit werden benutzerdefinierte @Funktionsformeln hinzugefügt.
Siehe auch