ANWENDUNGSMANAGEMENT

Agenten verwenden, um von Maskenänderungen betroffene Dokumente zu aktualisieren
Verwenden Sie einen Agenten zum Aktualisieren mehrerer Dokumente, die von Maskenänderungen betroffen sind. Es wird empfohlen, dass Sie dazu private Agenten erstellen und diese manuell starten.

So bearbeiten Sie Dokumente und speichern diese erneut

Damit Sie nicht jedes Dokument bearbeiten und manuell erneut speichern müssen, erstellen Sie einen Agenten, der folgende Formel verwendet:

@Command([ToolsRefreshAllDocs])

So fügen Sie ein Feld hinzu

Wenn Sie ein neues Feld erstellen, fügen Sie das neue Feld in vorhandene Dokumente ein, indem Sie einen Agenten erstellen, der folgende Formel verwendet:

FIELD Neuer Feldname := Wert;

wobei Neuer Feldname der Name des Feldes und Wert der Wert ist, den das Feld in diesen Dokumenten enthalten soll. Der Wert kann der Vorgabewert des Feldes sein, eine Formel, die den Wert errechnet, oder ein Nullwert (""), wodurch das Feld in die Dokumente eingefügt wird, dieses aber keinen Anfangswert zugewiesen bekommt.

So entfernen Sie Felddaten aus allen Dokumenten

Wenn Sie ein Feld löschen, werden das nicht mehr benötigte Feld und die dazugehörigen Werte weiterhin in vorhandenen Dokumenten gespeichert. Diese unnötige Speicherung wirkt sich unter Umständen auf den Speicherplatz aus. Um das nicht mehr benötigte Feld zu entfernen, erstellen Sie einen Agenten, der folgende Formel verwendet:

FIELD Feldname := @DeleteField;

Nachdem Sie den Agenten gestartet haben, komprimieren Sie die Datenbank, um die Dateigröße der Datenbank zu reduzieren.

So benennen Sie ein Feld um

Wenn Sie ein Feld umbenennen, verweisen vorhandene Dokumente weiterhin auf den alten Feldnamen. Zum Aktualisieren der Dokumente auf den neuen Namen erstellen Sie einen Agenten, der folgende Formel verwendet:

FIELD Neuer Feldname := Alter Feldname;

FIELD Alter Feldname := @DeleteField;

wobei Neuer Feldname der neue Name des Feldes ist und Alter Feldname der ursprüngliche Name des Feldes ist.

So weisen Sie Dokumente einer anderen Maske zu

Wenn ein Benutzer versucht, Dokumente zu öffnen, die mit einer gelöschten Maske erstellt wurden, wird eine Nachricht mit dem Hinweis angezeigt, dass die Maske nicht gefunden werden kann. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie diese Agentenoptionen, um vorhandenen Dokumenten eine andere Maske zuzuweisen:

1. Klicken Sie im Anwendungsnavigator auf "Agenten" und doppelklicken Sie dann auf einen der im Arbeitsfenster aufgelisteten Agenten. Die InfoBox "Eigenschaften: Agent" wird angezeigt.

2. Aktivieren Sie unter "Auslösen" die Option "Durch Zeitplan".

3. Wählen Sie für "Ziel" die Option "Alle Dokumente in der Datenbank" und klicken Sie auf "Suche hinzufügen".

4. Klicken Sie im Programmierfenster auf "Formel" und geben Sie Folgendes ein:


So entfernen Sie die gespeicherte Maske aus Dokumenten

Wählen Sie bei der Gestaltung von Mail-aktivierten Anwendungen, in denen Benutzer Dokumente sehen müssen, für die die ursprüngliche Maske nicht in ihrer Maildatenbank gespeichert ist, die Maskeneigenschaft "Maske in Dokument speichern". Diese Maskeneigenschaft wird dauerhaft an alle mit der Maske erstellten Dokumente angehängt. Um die gespeicherte Maske zu entfernen, entfernen Sie alle internen Felder, die mit der Maske verbunden sind. Dies geschieht mit einem Agenten, der folgende Formel verwendet:

SELECT $TITLE="Alter Maskenname";

FIELD $TITLE:=@DeleteField;

FIELD $INFO:=@DeleteField;

FIELD $WINDOWTITLE:=@DeleteField;

FIELD $BODY:=@DeleteField;

FIELD $ACTIONS:=@DeleteField;

Diese Formel entfernt alle internen Felder, die an die Dokumente angehängt sind, wobei Alter Maskenname der Name der Maske ist, die zum Erstellen der Dokumente verwendet wurde.

So legen Sie fest, dass eine Maske Dokumente anzeigt

Sie können anstelle einer gespeicherten Maske ein Dokument mit einer Maske anzeigen. Dazu erstellen Sie einen Agenten, der die folgende Formel verwendet:

FIELD MASKE:="Neuer Maskenname";

Diese Zeile erstellt ein Feld MASKE, wobei der neue Maskenname die Maske ist, die die Dokumente anzeigt.

So gewinnen Sie zusätzlichen Speicherplatz zurück

Sie können Elemente mit dem Namenszusatz "_StoredForm" und "_StoredSubFormN" löschen, wobei N die Anzahl der Teilmasken ist, die von der Maske verwendet werden. (Wenn die Maske keine Teilmasken verwendet, ist "_StoredSubFormN" nicht vorhanden.) Ermitteln Sie die Anzahl der Teilmasken und löschen Sie dann jede dieser Teilmasken durch Ausführen eines LotusScript oder eines Java-Agenten. Sie können zusätzlichen Speicherplatz zurückgewinnen, indem Sie die folgenden Elemente löschen: $StoredFormCRCCRC, $FormRepID und $Subform_RepIDS.

Nachdem Sie den Agenten gestartet haben, komprimieren Sie die Datenbank, um die Dateigröße der Datenbank zu reduzieren.

Siehe auch