Eine Ansicht in eine ASCII-Datei mit CSV exportieren

Eine CSV-Datei (Comma Separated Value) formatiert Daten als ASCII-Text mit einem Datensatz pro Zeile, deren Felder durch Kommas getrennt sind. Wenn Sie eine Ansicht in eine CSV-Datei exportieren, können Sie entweder alle oder ausgewählte Dokumente einer Ansicht exportieren. Sie können den Export-Zeichensatz wählen, z. B. Unicode oder UTF-8, oder den vorgegebenen Zeichensatz verwenden. Außerdem können Sie festlegen, ob die Ansichtstitel in die exportierte Datei übernommen werden sollen.

Hinweise zum Exportieren einer Ansicht als CSV-Datei

• Beim Exportieren in das CSV-Format werden leere Spalten in der CSV-Datei durch doppelte Anführungszeichen ("" "") ersetzt.
• Eine Kategoriespalte wird als letzte Spalte behandelt, sodass leere Spalten nach den Kategoriespalten ignoriert und nicht durch Anführungszeichen dargestellt werden.
• Einträge in komprimierten Abschnitten von Dokumenten werden nicht automatisch exportiert. Sie müssen die Abschnitte erweitern, um die Daten exportieren zu können.

Wenn Sie eine Ansicht in ein Arbeitsblatt exportieren, wird aus jedem Dokument eine Zeile im Arbeitsblatt. Jedes Feld wird zu einer Spalte im Arbeitsblatt. Die ursprünglichen Feldinhalte werden Zellinhalte. Spaltentitel werden zu Beschriftungen im Arbeitsblatt.

Wenn Sie eine Ansicht in eine neue Arbeitsblattdatei exportieren, exportiert IBM® Lotus® Notes® die Datei im .WK1-Format von 1-2-3. Obwohl Sie eine beliebige Erweiterung mit dem Dateinamen angeben können, ist es am besten, die Erweiterung .WK1 beizubehalten. Wenn Sie die exportierte Datei in einer neueren Version von 1-2-3 öffnen, konvertiert 1-2-3 die Datei automatisch ins neue Format und fügt die entsprechende Erweiterung hinzu.

Wenn Sie die exportierte Datei in .WK2, .WK3 oder .WK4 ändern, bevor Sie sie in einer Version von 1-2-3 öffnen, in der die jeweilige Erweiterung verwendet wird, und die Datei in 1-2-3 öffnen und versuchen, Attribute hinzuzufügen und zu speichern, entsteht ein Konflikt zwischen der neuen Kopie der Datei und dem Original. Sie werden Ihre Änderungen dann nicht speichern können.

Um in eine Microsoft Excel-Datei zu exportieren, exportieren Sie die Ansicht als 1-2-3 Arbeitsblatt und speichern Sie dann die Datei in 1-2-3 als Microsoft Excel-Datei.

In eine Tabelle exportieren

Tabellarischer Text ist ASCII-Text, der in Zeilen und Spalten angeordnet wird, die durch Leerzeichen getrennt werden. Wenn Sie eine Ansicht in eine tabellarische Textdatei exportieren, wird jedes Dokument zu einer Textzeile. Jedes Feld wird zu einer Text-"Spalte," durch Leerzeichen getrennt. Der Feldinhalt wird in die Zellen eingefügt. Um die Trennung zwischen Spalten in der exportierten Ansicht zu sehen, verwenden Sie eine Schriftart mit fester Schriftbreite für die Spalten in der Originalansicht.

Das Ergebnis dieses Exportvorgangs entspricht eventuell nicht genau der Ansicht, da in Ansichten eine Proportionalschrift und für den Export eine Schriftart mit fester Schriftbreite verwendet wird. Exportieren Sie als Test einige Dokumente. Passen Sie dann bei Bedarf die Parameter für die Spaltenbreite in der Ansicht an, bevor Sie den vollständigen Export durchführen.

Um den Inhalt einer Ansicht in einem Notes-Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten, exportieren Sie die Ansicht in eine tabellarische Textdatei. Importieren Sie dann die tabellarische Textdatei in ein Notes-Dokument.

In eine strukturierte Textdatei exportieren

Ein strukturierter Text ist ein ASCII-Text, der seine Struktur in Feldern und Werten beibehält. Beim Export einer Ansicht in einen strukturierten Text wird eine Datei erstellt, die den Text aller Dokumente der Ansicht (ohne Rich-Text-Attribute) enthält.

So exportieren Sie eine Ansicht

1. Wählen Sie die Datenbank und öffnen Sie die Ansicht, die Sie exportieren wollen.

2. (Optional) Wählen Sie bestimmte Dokumente, um nur eine Teilmenge der Ansicht zu exportieren.

3. Wählen Sie "Datei - Exportieren".

4. Wählen Sie das Dateiformat, in das Sie exportieren.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Um eine bestehende Datei zu ersetzen, wählen Sie einen Ordner und einen Dateinamen aus der Liste aus.
• Um eine neue Datei zu erstellen, tragen Sie einen neuen Dateinamen ein.
• Um die Datensätze an eine bestehende tabellarische Textdatei anzuhängen, wählen Sie einen Ordner und einen Dateinamen aus der Liste aus.

7. Wenn Sie eine bestehende Datei gewählt haben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Um die Datei zu ersetzen, klicken Sie auf "Ersetzen".
• Um an eine bestehende Datei etwas anzuhängen, klicken Sie auf "Anhängen".

9. (Optional für das CVS-Format) Wählen Sie einen Export-Zeichensatz.

10. (Optional, für 1-2-3 Arbeitsblätter oder tabellarische Textformate) Wählen Sie "Ansichtstitel übernehmen", um die Spaltenüberschriften der Ansicht in ein Arbeitsblatt oder eine tabellarische Textdatei zu exportieren.

11. (Optional, für das strukturierte Textformat) Ändern Sie die Parameter für das Begrenzungszeichen zwischen Dokumenten und für den Zeilenumbruch, wenn Sie in eine strukturierte Textdatei exportieren.

12. Klicken Sie auf "OK".

Einstellungen für Seitenvorschub und Zeilenumbruch

• Seitenvorschub - Wählen Sie "Seitenvorschub", um Datensätze in der Datei durch einen Seitenvorschub zu trennen, oder wählen Sie "Zeichencode", um die Datensätze in der Datei ein vom Standardwert ASCII 12 (Seitenvorschub) abweichendes Trennzeichen zu trennen. Geben Sie dazu den Zeichencode für das Trennzeichen ein, beispielsweise:
  
  32 Leerzeichen

  44 ,

  45 -

  58 :

  59 ;

  124 |

• Zeilenumbruch in Dokumenten - Mit der Option für den Zeilenumbruch wird die Anzahl der Zeichen angegeben, nach der ein Zeilenumbruch erfolgt. Die Vorgabe ist 75 Zeichen.

Export- und Import-Dateiformate

Glossar