Dokumentlinks senden

In einigen Workflow-Anwendungen können Sie Hinweise auf neue oder geänderte Dokumente oder Erinnerungen an ausstehende Arbeiten versenden. Das Senden eines Links zu einem Dokument anstelle des gesamten Dokuments spart Zeit und Speicherplatz. Um einen Link automatisch zu senden, erstellen Sie einen Agenten, ein Ereignis, eine Masken- oder Ansichtsaktion, einen Hotspot oder eine Schaltfläche, die eine der folgenden Optionen enthalten:

• Die einfache Aktion "Mailnachricht senden", wobei "Link zum Dokument beifügen" aktiviert ist
• Die einfache Aktion "Infobrief-Zusammenfassung senden"
• Die Formelfunktion @MailSend mit dem Flag [IncludeDocLink]
• Ein LotusScript Programm mit der Send-Methode für die Klasse NotesDocument oder NotesUIDocument sowie der FormatMsgWithDoclinks-Methode für die Klasse NotesNewsletter
• Ein Java-Programm mit der Send-Methode für die Klasse lotus.notes.Document sowie der Methode FormatMsgWithDoclinks-Methode für die Klasse lotus.notes.Newsletter

In den folgenden Situationen ist es sinnvoll, Dokumente automatisch zu senden:

• Wenn Benutzer Dokumente sequentiell bearbeiten sollen
• Wenn Sie Dokumente an eine Mail-In-Datenbank zur zentralen Mailverfolgung senden

Verwenden Sie eines der folgenden Verfahren:

• Fügen Sie das Feld "MailOptions" mit dem Wert 1 hinzu. Dadurch wird das Dokument beim Speichern gesendet.
• Wählen Sie im Register "Vorgaben" der InfoBox "Eigenschaften: Maske" die Option "Schließen: Dialogfeld zum Senden von Mail anzeigen", damit Benutzer selbst entscheiden können, ob das Dokument gesendet werden soll.
• Erstellen Sie einen Agenten, ein Ereignis, eine Aktion für eine Maske bzw. Ansicht, einen Hotspot oder eine Schaltfläche, die eines der folgenden Elemente enthalten:
  • Die einfache Aktion "Dokument senden"
  • Die Formelfunktion @Command([MailSend]) für optionales Senden bzw. @MailSend zum automatischen Senden von Mail
  • Ein LotusScript Programm mit der Send-Methode für die Klasse NotesDocument oder NotesUIDocument
  • Ein Java-Programm mit der Send-Methode für die Klasse lotus.notes.Document

Weitere Informationen über reservierte Felder für Mailoptionen finden Sie unter "Reservierte Felder für das Steuern von Mailoptionen"

Benutzern die Ansicht von Dokumenten ermöglichen

Um Benutzern das Anzeigen von Workflow-Dokumenten zu ermöglichen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Kopieren Sie die Maske in die Master-Mailschablone auf dem Server und aktualisieren Sie die Gestaltung der Maildatenbanken.
• Aktivieren Sie für die Maske die Option "Maske in Dokumenten speichern".

Verwenden Sie die Funktionen zum Weiterleiten von Mail, wenn Sie Dokumente versenden möchten, die kein SendTo-Feld enthalten. Erstellen Sie einen Agenten, ein Ereignis, eine Aktion für eine Maske bzw. Ansicht, einen Hotspot oder eine Schaltfläche, die eines der folgenden Elemente enthalten:

• Die einfache Aktion "Mailnachrichten senden", wobei die Option "Kopie des Dokuments beifügen" aktiviert ist
• Die Formelfunktion @Command([MailForward])
• Ein LotusScript Programm mit der Forward-Methode für die Klasse NotesUIDocument

Antworten auf ein Mail-Memo senden

Um eine automatische Antwort auf ein gesendetes Dokument zu ermöglichen, erstellen Sie einen Agenten, ein Ereignis, eine Aktion für eine Maske bzw. Ansicht, einen Hotspot oder eine Schaltfläche mit der einfachen Aktion "Antwort an Absender".

Siehe auch

Workflow planen
Mailfunktionen und Webanwendungen
Masken gestalten

Glossar