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So erstellen Sie eine Regel

Prozedur

1. Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Mail auf das Pluszeichen (+) neben Werkzeuge und anschließend auf Regeln.

2. Klicken Sie auf Neue Regel.

3. Wählen Sie unter Bedingungen angeben einen zu prüfenden Nachrichtenteil aus (z. B. Absender oder Betreff), wählen Sie einen Status (z. B. enthält oder ist) und geben Sie die Kriterien ein, nach denen gesucht werden soll (z. B. der Name einer bestimmten Person oder ein bestimmtes Wort). Verwenden Sie bei der Eingabe der Kriterien keine Anführungszeichen.

Sie können beispielsweise Absender und enthält wählen und "Alice" eingeben, um alle Nachrichten zu filtern, die Ihnen von Alice Franken, Alice Stern oder einer anderen Person namens Alice gesendet wurden. Sie können auch Größe (Byte) und ist größer als wählen und "2000" eingeben, um alle an Sie gesendeten Nachrichten zu filtern, die größer als 2000 Byte sind.

Anmerkung: Die Bedingung enthält funktioniert bei unvollständigen Wörtern und beachtet nicht die Groß-/Kleinschreibung. Sie können beispielsweise Absender und enthält wählen und "Al" eingeben, um alle Nachrichten zu filtern, die Ihnen von Personen namens Al, Alice, Alex oder Alicia gesendet wurden.

Tipp: Mithilfe der Bedingung Alle Dokumente können Sie eine Aktion für alle Nachrichten ausführen, die Sie empfangen, sofern die Regel aktiviert ist. Sie können beispielsweise Alle Dokumente auswählen und festlegen, dass eine Kopie an eine alternative E-Mail-Adresse gesendet wird, wenn Sie nicht im Büro sind.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Tabelle1. Bedingungen und Ausnahmen - Aufgaben

Aufgabe	Beschreibung
Weitere Bedingungen hinzufügen	Klicken Sie auf Bedingung, wählen Sie UND oder ODER und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede neue Bedingung.
Eine Ausnahme hinzufügen	Klicken Sie auf Ausnahme und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.
Weitere Ausnahmen hinzufügen	Klicken Sie auf Ausnahme, wählen Sie UND oder ODER und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jede neue Ausnahme.
Eine Bedingung oder Ausnahme entfernen	Klicken Sie im Feld Wenn Mail empfangen wird, die folgenden Bedingungen entspricht auf die zu entfernende Bedingung oder Ausnahme und anschließend auf Entfernen.
Alle Bedingungen und Ausnahmen entfernen	Klicken Sie auf Alle entfernen.

Tabelle2. Aktionen

Aktion

Beschreibung

Kopie senden an

Legen Sie fest, ob die weitergeleitete Nachricht den vollständigen Text oder nur den Nachrichtenheader enthalten soll. Die Header enthalten den Betreff, die Adressen sowie das Datum und die Uhrzeit am Anfang der Nachricht, sie enthalten nicht den Rich Text der Nachricht. Anmerkung: Wenn Sie feststellen, dass eine Regel mit der Aktion Kopie senden an nicht funktioniert, fragen Sie Ihren Systemadministrator, ob die Funktion für Ihre Organisation deaktiviert wurde.

8. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Tabelle3. Aktionen - Aufgaben

Aufgabe	Beschreibung
Weitere Aktionen hinzufügen	Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 für jede neue Aktion.
Eine Aktion entfernen	Klicken Sie im Feld Folgende Aktionen durchführen auf die Aktion und wählen Sie dann Entfernen.
Alle Aktionen entfernen	Klicken Sie auf Alle entfernen.

Was geschieht, wenn mehrere Regeln für eine E-Mail gelten?

Regeln werden in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie unter Werkzeuge -> Regeln aufgelistet sind. Wenn mehrere Regeln vorhanden sind, die für eine einzige Nachricht gelten, werden die Regeln in dieser Reihenfolge auf die Nachricht angewendet. Wenn Sie möchten, dass nur eine dieser Regeln angewendet wird, verwenden Sie die Option Verarbeitung stoppen, um die Verarbeitung nach der ersten Regel zu stoppen.

Prozedur

1. Wählen Sie die Regel aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

2. Wählen Sie unter Aktionen angeben die Option Verarbeitung stoppen und klicken Sie anschließend auf Aktion hinzufügen.

3. Klicken Sie auf OK.

4. Wenn Sie die Reihenfolge der Regeln ändern müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach obenSchaltfläche 'Nach oben'.

Beispiel

Sie können beispielsweise Regeln ähnlich der Folgenden festlegen:

WENN der Betreff "Marketing" enthält, DANN in den Ordner "Marketing-Daten" verschieben UND Verarbeitung weiterer Regeln stoppen

WENN der Betreff "Vertrieb" enthält, DANN in den Ordner "Vertriebsdaten" verschieben

Wenn in diesem Beispiel als Betreff die Zeile "Marketing und Vertrieb" angegeben ist, wird die Nachricht in den Ordner "Marketing-Daten" verschoben und die Verarbeitung der Regeln wird gestoppt. Wenn die Aktion Verarbeitung stoppen nicht vorhanden ist, wird die Nachricht zuerst in den Ordner "Marketing-Daten" und anschließend beim Ausführen der zweiten Regel in den Ordner "Vertriebsdaten" verschoben.

So bearbeiten oder löschen Sie Regeln

Prozedur

1. Klicken Sie im Navigationsfenster Ihrer Mail auf das Pluszeichen (+) neben Werkzeuge und anschließend auf Regeln.

2. Bearbeiten oder löschen Sie Regeln mithilfe der Aktionsleiste über der Regelliste.

Glossar