Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Die Verfügbarkeit von eingeladenen Personen wird anhand ihrer Freie-Zeit-Planung und der Einträge in ihren Kalendern festgestellt.

Prozedur

1. Fügen Sie beim Planen einer Besprechung oder Ereignisankündigung eingeladene Personen hinzu und reservieren Sie ggf. die benötigten Räume oder Ressourcen.

2. Klicken Sie auf das Register Freie Zeiten suchen im unteren Bereich der Einladung.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf Details und ziehen Sie die Zeitleiste auf eine bestimmte Zeit. Wenn die Zeitleiste grün angezeigt wird, sind alle eingeladenen Personen während der hervorgehobenen Zeit verfügbar. Wenn die Zeitleiste rosa angezeigt wird, sind nicht alle eingeladenen Personen während der hervorgehobenen Zeit verfügbar. Wenn die Zeitleiste grau angezeigt wird, sind für keine der eingeladenen Personen Informationen über deren freie Zeit verfügbar. (Die Teilnehmer, deren freie Zeit nicht verfügbar ist oder die den Zugriff auf diese Informationen beschränkt haben, werden als verfügbar angesehen, wenn berechnet wird, wer an der geplanten Besprechung teilnehmen kann.)
• Alternativ können Sie auf Zusammenfassung klicken, damit der Planer Ihnen Besprechungszeiten vorschlägt.

Falls es keine Zeiten gibt, zu denen alle eingeladenen Personen verfügbar sind

Sie können eine eingeladene Person, eine Gruppe von eingeladenen Personen oder einen Raum oder eine Ressource ausschließen, um nach einem Zeitpunkt zu suchen, zu dem die meisten Personen verfügbar sind. Wenn Sie die Zusammenfassung verwenden, können Sie sehen, ob mindestens 75 %, 50 % oder alle erforderlichen Teilnehmer verfügbar sind.

Prozedur

• Sie können eine eingeladene Person, eine Gruppe, einen Raum oder eine Ressource ausschließen, indem Sie das daneben angezeigte Kontrollkästchen deaktivieren. Beispielsweise können Sie alle optionalen eingeladenen Personen ausschließen, indem Sie das Kontrollkästchen neben Optional deaktivieren.
• Sie können sehen, wann eine Untergruppe der eingeladenen Personen verfügbar ist, indem Sie auf Zusammenfassung und anschließend auf Prüfen, ob alle erford. Teilnehmer teilnehmen können klicken und dann eine Option auswählen.

Glossar