Lotus Notes 8.5 Hilfe - Nachrichten archivieren, um Speicherplatz zu schaffen

MAIL

Nachrichten archivieren, um Speicherplatz zu schaffen
Das Archivieren gibt Speicherplatz frei und verbessert die Leistung Ihrer Maildatenbank. Sie können weiterhin auf Nachrichten zugreifen, nachdem Sie sie archiviert haben.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Tabelle1. Archivierungsoptionen

Kopfzeile Kopfzeile

Erste Archivierung Bevor Sie Nachrichten archivieren können, müssen Sie ein Archiv erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie Ihre Mail, wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Einstellungen -> Kriterien und bearbeiten Sie entweder vorhandene Kriterien oder erstellen Sie neue Kriterien. Diese Kriterien teilen Notes mit, welche Dokumente archiviert werden sollen und was mit den Dokumenten geschehen soll.
2. Wählen Sie nach dem Bearbeiten oder Erstellen die gewünschten Kriterien in der Liste aus und klicken Sie auf Aktivieren.
3. Wenn Sie Zugriff haben, klicken Sie auf das Register Zeitplan, um zu planen, wann die Archivierung ausgeführt werden soll. Ihr Computer muss zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein.
4. Wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Jetzt archivieren, um die Archivierung jetzt auszuführen.

Automatische Ausführung der Archivierung planen 1. Öffnen Sie Ihre Mail und wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Einstellungen -> Zeitplan und planen Sie, wann die Archivierung ausgeführt werden soll. Ihr Computer muss zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein.

Archivierung jetzt ausführen Wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Jetzt archivieren.
Notes archiviert Nachrichten, die den von Ihnen beim Erstellen eines Archivs festgelegten Kriterien entsprechen.

Ausgewählte Nachrichten jetzt archivieren Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien unter "Auswahlkriterien" die Option Vom Benutzer ausgewählt. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kriterien aktivieren.
Wählen Sie danach zu einem beliebigen Zeitpunkt die Nachrichten aus, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie anschließend Aktionen -> Archiv -> Ausgewählte Dokumente archivieren.

Beim Archivieren eine Zusammenfassung in Ihrer Mail belassen Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien die Option Größe der Dokumente in dieser Anwendung verringern und treffen Sie eine Auswahl aus dem entsprechenden Dropdown-Listenfeld.

Nachrichten automatisch löschen Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien die Option Diese Anwendung ohne Archivierung bereinigen.

Ergebnisse

Klicken Sie zum Öffnen eines Archivs im Navigationsfenster der Mailanwendung auf das Pluszeichen (+) neben Archiv und wählen Sie anschließend den Namen des Archivs aus.

Um nach einer archivierten Nachricht zu suchen, öffnen Sie das Archiv und durchsuchen Sie es.

Übergeordnetes Thema: Themen für erfahrene Benutzer zu Mail

Glossar

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Kopfzeile	Kopfzeile
Erste Archivierung	Bevor Sie Nachrichten archivieren können, müssen Sie ein Archiv erstellen. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie Ihre Mail, wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Einstellungen -> Kriterien und bearbeiten Sie entweder vorhandene Kriterien oder erstellen Sie neue Kriterien. Diese Kriterien teilen Notes mit, welche Dokumente archiviert werden sollen und was mit den Dokumenten geschehen soll. 2. Wählen Sie nach dem Bearbeiten oder Erstellen die gewünschten Kriterien in der Liste aus und klicken Sie auf Aktivieren. 3. Wenn Sie Zugriff haben, klicken Sie auf das Register Zeitplan, um zu planen, wann die Archivierung ausgeführt werden soll. Ihr Computer muss zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein. 4. Wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Jetzt archivieren, um die Archivierung jetzt auszuführen.
Automatische Ausführung der Archivierung planen	1. Öffnen Sie Ihre Mail und wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Einstellungen -> Zeitplan und planen Sie, wann die Archivierung ausgeführt werden soll. Ihr Computer muss zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet sein.
Archivierung jetzt ausführen	Wählen Sie Aktionen -> Archiv -> Jetzt archivieren. Notes archiviert Nachrichten, die den von Ihnen beim Erstellen eines Archivs festgelegten Kriterien entsprechen.
Ausgewählte Nachrichten jetzt archivieren	Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien unter "Auswahlkriterien" die Option Vom Benutzer ausgewählt. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Kriterien aktivieren. Wählen Sie danach zu einem beliebigen Zeitpunkt die Nachrichten aus, die Sie archivieren möchten, und wählen Sie anschließend Aktionen -> Archiv -> Ausgewählte Dokumente archivieren.
Beim Archivieren eine Zusammenfassung in Ihrer Mail belassen	Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien die Option Größe der Dokumente in dieser Anwendung verringern und treffen Sie eine Auswahl aus dem entsprechenden Dropdown-Listenfeld.
Nachrichten automatisch löschen	Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Archivierungskriterien die Option Diese Anwendung ohne Archivierung bereinigen.